Job ID: #582310
Career categories:Management
Country:Democratic Republic of the Congo
City:basé à Kinshasa
Organisation:Solidarités International
Theme:Logistics and Telecommunications
Job years of experience:0-3 years
MISSION
Solidarités International est une association humanitaire qui secourt des populations en détresse, essentiellement victimes des conflits armés et des guerres. Spécialisée depuis 30 ans dans la couverture des besoins vitaux, à savoir manger, boire et s'abriter, elle prend en charge des programmes d'urgence puis de reconstruction. Dans le respect des cultures, Solidarités International met en œuvre ses
programmes en unissant ses compétences à celles des employés et des cadres locaux. Les équipes de Solidarités International, composées d’environ 180 expatriés et de près de 1500 de cadres et d’employés locaux, sont aujourd'hui présentes en Afghanistan, au Pakistan, au Bangladesh, en Côte d’Ivoire, en Haïti, au Kenya, au Libéria, au Mali, en Mauritanie, au Myanmar, en République Centrafricaine, en République Démocratique du Congo, en Somalie, au Sud Soudan, au Tchad, et en Thaïlande.
SI est en RDC depuis l’année 2000. Ses efforts se concentrent principalement sur les domaines de l’eau et de l’assainissement (en urgence et post-urgence) et la distribution d’urgence de NFI aux populations déplacées et retournées. En juin 2008, le pays était divisé en trois zones géographiques : Province Orientale, Katanga et Nord Kivu, avec une base de représentation installée à Kinshasa.
Depuis janvier 2013, la RDC ne compte plus que deux missions : la Mission Est rassemble le Nord Kivu, le Sud Kivu et la Province Orientale et la Mission Sud Ouest rassemble les provinces de Kinshasa, du Katanga, du Bandundu et du Bas Congo.
But / finalité :
Le coordinateur logistique pilote les activités logistiques de la mission afin d’assurer le bon déroulement des programmes de Solidarités International dans le pays.
Il assure la mise en place des procédures et outils logistiques Solidarités International sur la mission et veille à leur respect et à leur bonne utilisation.
Il participe à la définition de la stratégie Solidarités International sur la mission, à la rédaction des projets et au dimensionnement des moyens nécessaires aux activités de Solidarités International.
Il appuie le chef de mission dans la gestion opérationnelle de la sécurité.
Il est le référent sur la mission et le lien entre le siège et la mission pour toute question en rapport avec la logistique.
FONCTIONS
Gestion de l’approvisionnement
Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau national et compiler les analyses d’environnement achat effectuées par les logisticiens
Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
Maitriser les procédures d’achat Solidarités International et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission
Elaborer le tableau des marchés lors de la rédaction des proposals, en fonction des BOQ fournies par les responsables de programme et/ou coordinateur programme
Etablir les chronogrammes d’achat en fonction des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales
Former les logisticiens aux tâches inhérentes à la gestion de l’approvisionnement
Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
Superviser les achats réalisés à Kinshasa pour les autres bases éloignées.
Contrôler les prévisionnels d’achat des bases et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle de la mission
S’assurer du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique ainsi que de leurs consommations
Rédiger les appels d’offre ainsi que les contrats nécessitant une validation de la coordination
Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs
Prendre connaissance des procédures douanières et de la documentation en vigueur dans le pays d’intervention
Centraliser les achats d’équipements durables en fonction des standards Solidarités International et les faire valider par le responsable achat siège
Gestion du parc véhicules
Dimensionner le parc véhicules en fonction des activités et en assurant l’homogénéité du parc
S’assurer de la mutualisation des véhicules au niveau des bases
Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission
Définir la composition du lot de bord et vérifier qu’elle est respectée par les bases
Définir les règles liées aux déplacements de véhicules et de personnes et s’assurer de leurs applications sur les bases
Consolider et analyser les consommations mensuelles de carburant
Mettre en place une stratégie d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables
Mettre en place une stratégie de prévention des détournements de carburant et de pièces détachées
Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (log book, contrats, assurances…)
Gestion du parc d’équipements / télécommunication
Mettre en place une stratégie de renouvellement du parc
Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc
Consolider et mettre à jour l’état de parc de la mission en temps réel
Dimensionner le parc d’équipements en fonction des activités et en assurant l’homogénéité du parc et le respect des standards Solidarités International
S’assurer de la mutualisation des moyens de la mission
Dimensionner les moyens de communication sur la mission en fonction des possibilités et contraintes liées au terrain
Prendre connaissance de la législation en vigueur en ce qui concerne le matériel de radiocommunication
S’assurer de la qualité des installations, du bon fonctionnement et de la bonne utilisation des systèmes de communication
Gestion et suivi du parc informatique
Dimensionner le parc informatique de la mission
Mettre en place une stratégie de sauvegarde, de protection des données et de mise à jour des antivirus
S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation
Gestion des stocks
Consolider et analyser les inventaires de stock mensuels
S’assurer du respect des procédures de stockage et de l’utilisation des formats Solidarités International
S’assurer que les inventaires physiques mensuels sont réalisés et rapprochés des inventaires théoriques
Consolider mensuellement la valorisation des dons sur l’ensemble des programmes de la mission
Proposer une réaffectation du matériel restant en fin de programme
Gestion des ressources humaines
Dimensionner le service logistique de la mission en fonction des programmes
Mettre en place une stratégie logistique et fixer des objectifs aux équipes
Briefer les logisticiens lors de leur arrivée et les appuyer tout au long de leur mission dans l’accomplissement de leurs objectifs
Fournir aux logisticiens des supports et directives de formation
Evaluer le personnel sous sa supervision directe et participer aux Entretiens d’Appréciation des Performances (EAP) des logisticiens de la mission
Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe
Garantir de bonnes conditions de vie et de travail à l’ensemble des équipes de la mission
Sécurité
Déterminer avec l’équipe de coordination les moyens à mettre en œuvre pour assurer la sécurité des équipes
Veiller à la mise en œuvre de ces moyens sur les bases
Former les équipes aux procédures liées aux déplacements, aux moyens de communication et à la sécurisation des bâtiments
Participer à la mise à jour des documents liés à la sécurité
Superviser la réalisation des simulations d’évacuation
Reporting / Capitalisation
Consolider, traiter et analyser les rapports logistiques mensuels des bases et assurer le reporting logistique vers le siège selon la périodicité définie
Participer activement à la rédaction des proposals et des rapports bailleurs pour les parties logistiques
Capitaliser les informations sur les distances, les prix, les modes et les sociétés de transport
Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes)
Faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés au siège selon la périodicité établie
Participer aux réunions de coordination relatives à la logistique, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation
Etre l’interlocuteur privilégié du siège pour tout ce qui à trait à la logistique
Superviser l’archivage des documents logistiques
Organiser en binôme avec le coordinateur Admin la remontée des archives vers le siège
Représentation
Assister aux réunions du cluster log et représenter les intérêts de Solidarités International
Autres
Ouverture de base : dans le cadre du lancement d’un projet et du déploiement dans une nouvelle zone, le coordinateur log sera en charge d’établir les contacts dans les nouvelles zones d’intervention et de mettre en place l’ouverture des nouvelles bases
Gestion de base : le setup de la base de Kinshasa, sans équipe nationale de coordination, implique un lien direct avec le Coordinateur Terrain Log-Admin de Kalémie et l’équipe de la base de Kinshasa. De ce fait, le coordinateur log se voit responsable de tâches de logisticien de base telles que la validation des dossiers d’achat, la supervision de la gestion quotidienne de la base par le gestionnaire log/admin, le management de l’assistant log, la supervision des achats et approvisionnements pour les autres bases de la mission
L’ensemble des tâches citées ci-dessus n’est pas exhaustif.
PROFIL
Expérience :
Première expérience à un poste de Coordinateur logistique ou expérience significative à un poste de Logisticien
Connaissance du contexte de la RDC serait un plus
Expérience au sein d’une mission de Solidarités International est un plus
Compétences et connaissances techniques :
Pack Office
Savoir être :
Autonomie, indépendance
Prise d’initiative
Capacités d’organisation et d’encadrement des équipes logistiques
Ouverture d’esprit, rigueur
Dynamisme, réactivité
Langues : Français
STATUT
Poste salarié : à partir de 1700 euros brut par mois, selon expérience, plus 10% de prime de congés payés versés mensuellement et Per Diem mensuel de 750 USD. Solidarités International prend également en charge les frais d'hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d'origine de l’expatrié et le lieu de mission.
Couverture sociale : L’expatrié bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.
Break : En cours de mission, une alternance travail - repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois. Sur la base d’une mission de 1 an, l'expatrié prendra un break d’une semaine à 3 et 9 mois de mission (avec une participation de 500 euros versée par Solidarités) ainsi qu'un break de 15 jours à 6 mois de mission (avec une prise en charge du billet d’avion aller et retour entre la mission et le lieu de résidence).
DUREE DE LA MISSION
6 mois à partir du 01/07/2013
CONTACT
Marie Beatrix Carrale
How to apply:
CV et Lettre de motivation
https://emea3.recruitmentplatform.com/syndicated/private/syd_apply.cfm?I...